Ce que fait MonClubRétro, dans le détail
Faire entrer de nouveaux adhérents
Renouveler les adhérents est la première inquiétude des clubs de véhicules anciens, très loin devant la paperasse. Une page publique y travaille toute l'année, sans que vous ayez à y penser.
- Une page d'adhésion à l'adresse de votre club, à mettre sur votre site, dans votre signature ou sur un flyer, avec son QR code prêt à imprimer. Vous l'ouvrez et vous la fermez quand vous le décidez.
- Campagne ouverte, la personne paie dans la foulée et est adhérente en une seule visite. Sans campagne ouverte, sa demande est enregistrée, elle est prévenue, et elle est reprise automatiquement à l'ouverture de la suivante.
- Un code à six chiffres reçu par e-mail avant le moindre enregistrement : pas de fausse inscription, pas de doublon dans votre fichier, et une adresse dont vous savez qu'elle est lue.
- Le club recrute aussi ailleurs. Les sorties sont ouvertes aux non-adhérents, qui y voient ce que l'adhésion fait gagner ; et à chaque campagne vous réinvitez les anciens — une invitation sans montant, jamais une facture, jamais de relance.
Votre formule
Options
Total à régler
69,00 €
La campagne de cotisations, du premier e-mail au dernier justificatif
Le cœur de l'outil. Vous en ouvrez une par saison — ou une seule du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre si votre club prend des adhésions toute l'année.
1
Vous créez la campagne
Un intitulé, une date d'ouverture, une date de clôture. C'est elle qui date les cotisations, nomme l'année sur les justificatifs et cale les relances.
2
Vous générez les cotisations
En un clic pour tout le club : chaque adhérent à jour et chaque demande d'adhésion en attente reçoit une cotisation, au tarif que vous avez défini par défaut. Relancer la génération ne crée jamais de doublon.
3
Les e-mails partent, au nom du club
Chacun reçoit son lien de paiement personnel. Le message n'est pas le même pour tous : un adhérent à jour voit sa formule et son montant ; une nouvelle demande reçoit le même e-mail sans montant, parce que sa formule n'est encore que votre réglage par défaut ; un ancien reçoit une invitation, sans montant et sans obligation.
4
Vos adhérents règlent, les retardataires sont relancés
Par carte depuis leur lien, ou par chèque si vous le proposez. Ils confirment leur formule, cochent vos options et vérifient leur adresse postale au passage — un changement d'adresse arrive tout seul dans votre fichier. Qui n'a pas payé est relancé à quinze puis trente jours de son propre e-mail, jamais avant.
5
Vous suivez, puis vous clôturez
Payées, en attente, annulées, encaissé, reste à encaisser, avec le détail par moyen de règlement, et pour chaque adhérent le dernier e-mail qu'il a reçu. Dès la deuxième saison, combien ont renouvelé, combien sont nouveaux, et qui n'est pas revenu. À la fin, un export Excel et la campagne se ferme.
Encaisser, par carte ou comme avant
Le club décide de ce qu'il accepte. Rien n'oblige à passer au paiement en ligne pour utiliser le reste.
Carte, Apple Pay, Google Pay et prélèvement SEPA
Un compte de paiement au nom du club, ouvert depuis vos réglages : le formulaire du prestataire arrive pré-rempli, prévoyez le numéro SIREN ou RNA, la pièce d'identité du représentant et le RIB — la liste complète est affichée avant de commencer. Le prélèvement SEPA, pour les cotisations, coûte 0,35 € fixes et se confirme sous quelques jours. Le tout premier virement prend sept à quatorze jours : à anticiper avant d'ouvrir la campagne.
Chèque et espèces
Vous saisissez vos consignes une fois — ordre du chèque, adresse d'envoi — et elles s'affichent sur la page de paiement. Le trésorier coche « payé » à réception, et le justificatif part comme pour une carte.
Sans compte de paiement du tout
Un club qui n'encaisse que des chèques n'ouvre rien : le fichier, les e-mails, les relances, les cartes et les exports fonctionnent à l'identique.
La carte de membre est dématérialisée
Un seul document fait les deux : le justificatif de paiement que l'association archive, et la carte que l'adhérent garde sur lui. Elle porte vos couleurs, et c'est là qu'elles comptent.
- Au format d'une carte bancaire — 85,6 × 54 mm — parce qu'elle est faite pour être découpée et rangée dans un portefeuille.
- Votre logo et votre couleur, sur la carte comme sur les pages de paiement et d'adhésion. La couleur du texte est calculée à partir de la vôtre : un club dont la couleur est un gris clair — il y en a — n'obtient pas une carte illisible.
- Les e-mails, eux, restent sobres, volontairement : un message aux couleurs d'un club ressemble à une newsletter et finit lu comme telle. Celui qui porte un lien de paiement doit juste être lisible.
- Jamais réécrite : un club qui change de logo en cours d'année a deux visuels pour la saison, ce qui est le propre d'un document comptable daté. Une prévisualisation en vrai PDF depuis vos réglages, avant que le premier adhérent ne la reçoive.
Rétro Club des Coteaux
Cotisations 2026
Jean Dupont
Adhésion Standard
57,00 €
Gestion des sorties
Vous la préparez en brouillon, vous la mettez en ligne quand elle est prête, vous donnez son adresse sur le site du club. Le bulletin d'inscription papier, transposé sans rien perdre.
- Une date de début et une date de fin, un lieu, un prix, une photo de couverture, un nombre de places si vous en avez un, une date de clôture des inscriptions. L'adresse de la page est fixée à la création et ne change plus : le lien publié sur le site du club ne casse jamais, et son QR code se télécharge pour le bulletin papier.
- Des options comme sur votre bulletin : une case à cocher, un choix dans une liste ou du texte libre, chacune payante ou non — menu adulte à 28 €, menu enfant à 14 € et « sans repas » à 0 € sont trois lignes d'une même liste. Demandée à chaque personne, ou une seule fois par inscription.
- Une section véhicule à part — modèle, immatriculation, assureur, numéro de contrat — avec les champs habituels proposés, à renommer ou à retirer. Une exposition se monte comme une sortie, et cette section y devient la fiche de chaque exposant. Des inscrits nommés un par un, et les accompagnants habituels d'un adhérent reproposés d'une sortie à l'autre.
- Une sortie gratuite ne demande aucun compte de paiement. Chaque inscription reçoit une confirmation par e-mail, une place réglée par carte se rembourse depuis l'outil quand vous l'annulez — en totalité ou en partie, sur la carte du participant — et la liste des participants avec leurs réponses s'exporte en Excel, à emporter le jour même.
Rétro Club des Coteaux
Les Routes de la Côte-d'Or
du 7 au 9 novembre 2026 · Beaune
Programme
samedi 7 novembre
- 09:00
- Départ groupé du parking du club
- 12:30
- Déjeuner au Clos des Vignes
- 15:00
- Route des Grands Crus jusqu'à Beaune
Le fichier des adhérents
C'est par lui que tout commence, et il se reprend depuis le tableur que vous tenez déjà.
- Import d'un fichier .xlsx ou .csv, jusqu'à 5 000 lignes. Vous dites vous-même à quoi correspond chaque colonne : l'outil ne devine rien à votre place. Les doublons et les lignes sans e-mail valide sont écartés et listés avant l'import, pas après.
- Nom, prénom et e-mail sont obligatoires. L'adresse postale, le téléphone, le pseudo du forum, la date de dernière cotisation et vos notes suivent si vous les avez.
- Trois statuts : actif, nouveau, inactif. Le passage à « actif » se fait tout seul au paiement. Deux exports Excel, un bouton chacun — tous les adhérents, et l'état d'une campagne — avec les adresses postales dans les deux : un envoi papier se prépare en filtrant une colonne.
- Si votre site réserve des pages à vos adhérents, il demande à l'outil qui est à jour de sa cotisation, avec une clé que vous générez dans vos réglages : la liste n'y est plus tenue à la main.
Membres
| Nom | Ville | Statut | |
|---|---|---|---|
| Bernard Sophie | Nantes | Actif | |
| Dubois Martin | Paris | Actif | |
| Fontaine Isabelle | Lille | Inactif | |
| Lefèvre Claire | Lyon | Actif | |
| Petit Luc | Toulouse | Nouveau | |
| Roux Nathalie | Strasbourg | Actif |
6 membres
Le livre des recettes et des dépenses
Ce que le trésorier présente à l'assemblée générale, tenu au fil de l'année : les encaissements de l'outil s'y inscrivent seuls, le reste se saisit en une ligne.
- Un livre de recettes et de dépenses, pas de la comptabilité en partie double : recettes moins dépenses égale résultat, c'est ce que la loi attend d'une association sous les seuils et ce que l'assemblée générale demande au trésorier.
- Chaque cotisation réglée, chaque inscription à une sortie encaissée, chaque remboursement effectué depuis l'outil et votre abonnement lui-même deviennent une ligne, sans rien ressaisir. Les frais du paiement en ligne sont notés à côté, jamais mélangés au montant.
- Vos catégories sont les vôtres — assurance, affiliation, revue, réceptions… — à renommer ou à compléter. Une ligne se rattache à une sortie, dont le bilan se lit sur sa propre page, et garde sa facture en pièce jointe. Chaque exercice s'exporte en Excel, lignes et synthèse, pour l'assemblée générale ou l'expert-comptable.
- Des exercices que vous ouvrez et clôturez vous-même : une fois clôturé, plus rien ne bouge, et le chiffre présenté à l'AG reste celui qui a été voté. Rouvrir reste possible, parce qu'un bénévole se trompe. Et une page publique, sur un lien que vous diffusez et révoquez vous-même : la synthèse, le bilan de chaque sortie et chaque ligne, sans aucun nom.
Exercice 2026
Du 1 janvier au 31 décembre 2026 · exercice en cours
| Date | Libellé | Montant |
|---|---|---|
| 14 oct. | Cotisations 2026 — CoupleCotisations · automatique | + 60,00 € |
| 12 oct. | Prime d'assurance 2026Assurance | − 320,00 € |
| 9 oct. | Cotisations 2026 — StandardCotisations · automatique | + 45,00 € |
| 3 oct. | Inscription — Balade d'automne (2 pers.)Sorties · automatique | + 114,00 € |
| 1 oct. | Acompte du restaurant, balade d'automneSorties | − 250,00 € |
Recettes 2 915,00 €Dépenses 1 468,00 €
Questions fréquentes
Une soirée pour tout mettre en place
Importez votre fichier, créez vos formules, ouvrez votre première campagne — elle est offerte.