Conditions générales

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions régissent l'utilisation de MonClubRétro par un club. Elles sont acceptées par le bénévole qui crée l'espace du club, au nom de celui-ci, et valent contrat entre le club et l'éditeur du service, identifié dans les mentions légales.

Dans ce texte, le club est l'association ou le groupement qui utilise le service ; le bénévole est la personne qui dispose d'un compte pour l'administrer ; l'adhérent est la personne dont le club gère l'adhésion.

2. Le service

MonClubRétro permet à un club de tenir son fichier d'adhérents, de définir ses formules et ses options, d'ouvrir des campagnes de cotisations, d'envoyer les appels et les relances, d'encaisser par carte, par chèque ou en espèces, d'émettre les justificatifs, d'organiser des sorties payantes, de tenir un livre de recettes et de dépenses, de permettre à son propre site de vérifier qu'un adhérent est à jour de sa cotisation et d'exporter ses données en fichiers Excel.

Le service est fourni en ligne, sans installation. Il évolue : des fonctionnalités sont ajoutées, corrigées ou remaniées. Aucune fonctionnalité n'est réservée à un palier tarifaire — ce qui distingue les paliers est le nombre de cotisations, rien d'autre.

3. Le compte et les bénévoles

Un compte est personnel. Le club décide à quels bénévoles il en ouvre un et avec quel rôle ; il est responsable de ces accès et les retire lorsqu'une personne quitte ses fonctions. Les identifiants ne se partagent pas : un bénévole qui s'en va emporte le sien, il ne le transmet pas à son successeur.

Le nombre de bénévoles n'est ni limité ni facturé. Nous pouvons suspendre un compte utilisé pour porter atteinte au service ou aux données d'un autre club, après en avoir informé le club sauf urgence.

Les envois d'un club peuvent être suspendus si ses e-mails reviennent massivement en erreur ou sont signalés comme indésirables : ces retours pèsent sur un domaine d'envoi partagé par tous les clubs. Le club en est informé, il conserve l'accès à toutes ses données et à ses exports, et les confirmations de paiement de ses adhérents continuent de partir. Le rétablissement passe par un examen de notre part, jamais par un simple délai.

4. La première campagne offerte

Un club peut mener une campagne de cotisations complète sans rien payer : import du fichier, formules et options, ouverture, e-mails et liens de paiement, relances automatiques, encaissements, justificatifs et exports, jusqu'à la clôture. Aucune carte bancaire n'est demandée pour cela.

Restent soumis à l'abonnement l'ouverture d'une deuxième campagne, le module des sorties, dès la première, et le module de comptabilité, dès la première écriture.

5. L'abonnement : paliers, prix et paiement

L'abonnement est annuel et se règle par club, selon trois paliers : 120 € jusqu'à 50 cotisations, 190 € de 51 à 150, 290 € au-delà. TVA non applicable, article 293 B du CGI. Il n'y a aucune commission sur les sommes encaissées par le club.

Un palier se compte en cotisations, pas en personnes : une formule couple compte pour une cotisation, quel que soit le nombre de personnes qu'elle couvre. Le palier est déterminé par les cotisations effectivement encaissées lors de la campagne que le club vient de clôturer — un chiffre arrêté, jamais une prévision. Le club ne peut donc pas dépasser son palier en cours d'année : il n'est jamais bloqué et ne reçoit jamais de complément à payer.

L'abonnement se règle d'avance, en ligne, par carte, au moment où le club en a besoin. Une facture au nom du club est émise. Rien ne se renouvelle automatiquement : c'est le club qui décide de repartir pour douze mois. Faute de renouvellement, le club passe en mode lecture seule (article 6) sans que rien ne soit perdu.

Les prix peuvent évoluer. Une évolution ne s'applique jamais à une période déjà réglée, et elle est annoncée avant que le club ne règle la suivante.

6. Le mode lecture seule

Un club sans abonnement en cours — après sa campagne offerte, ou après la fin d'une période réglée — passe en lecture seule. Ce n'est pas une sanction : c'est l'état normal du club entre deux saisons.

En lecture seule, le club consulte et exporte tout ce qu'il possède : adhérents, campagnes passées, paiements, justificatifs, livre des comptes, fichiers Excel. Ce qu'il ne peut pas faire, c'est créer ou modifier des données, envoyer des e-mails, ouvrir une nouvelle campagne ou une nouvelle sortie, écrire dans le livre des comptes.

Le mode lecture seule n'est jamais appliqué à une campagne en cours. Et un paiement d'adhérent déjà engagé au moment du basculement est toujours traité jusqu'au bout : l'argent que le club a encaissé doit se retrouver sur l'adhésion correspondante.

7. Les encaissements du club

Les paiements en ligne des adhérents — par carte, et par prélèvement SEPA pour les cotisations — sont encaissés directement sur le compte Stripe du club, ouvert à son nom lors du raccordement. À aucun moment ces sommes ne transitent par nos comptes : nous ne les détenons pas et nous ne les reversons pas.

• Le club est lié au prestataire de paiement par son propre contrat, qu'il accepte lors du raccordement, et accède à son compte avec ses propres identifiants, sur le tableau de bord du prestataire.
• Les frais du prestataire et les impayés sont à la charge du club, y compris une contestation de paiement (chargeback) tranchée en faveur du porteur de la carte, et un prélèvement SEPA contesté ou rejeté par la banque de l'adhérent — la réglementation SEPA permet à un payeur de faire rembourser un prélèvement pendant huit semaines sans motif. Nous n'en supportons ni le coût ni le risque, et nous ne prélevons rien par-dessus.
• Un prélèvement SEPA n'est confirmé par le prestataire qu'après quelques jours ouvrés. La cotisation reste « en attente » jusque-là, et le justificatif part à la confirmation.
• Les virements vers le compte bancaire du club sont déclenchés par le prestataire, hebdomadairement par défaut. Le tout premier intervient sept à quatorze jours après le premier encaissement, le temps des vérifications d'usage.
• Un remboursement est décidé par le club, qui le déclenche depuis l'outil lorsqu'il annule une inscription à une sortie réglée par carte : la somme repart sur la carte du participant, en totalité ou en partie selon ce que le club décide. Elle est prélevée sur le solde Stripe du club — et, s'il est insuffisant, retenue sur ses prochains encaissements ou prélevée sur son compte bancaire. Les frais du paiement initial restent acquis au prestataire. Le club peut aussi rembourser un paiement depuis le tableau de bord du prestataire : l'outil ne l'enregistre alors pas, et il revient au club d'en tenir compte dans ses adhésions, ses inscriptions et sa comptabilité.
• Les règlements par chèque et en espèces se font hors du service : le club les pointe dans l'outil, il ne les encaisse pas à travers lui.

8. L'adhésion est un contrat entre l'adhérent et son club

Une adhésion, une option, une inscription à une sortie sont des contrats entre l'adhérent et son club. Nous n'y sommes pas partie. Le montant, ce qu'il comprend, les conditions d'annulation et les remboursements éventuels sont décidés et assumés par le club.

Un adhérent qui nous écrit est renvoyé vers son club, qui seul peut agir sur son dossier.

9. Les obligations du club

• N'enregistrer que des personnes qui ont un lien réel avec lui : adhérents, anciens adhérents, personnes ayant demandé à le rejoindre. Le service n'est pas un outil de prospection et n'a pas à recevoir une liste achetée, louée ou récupérée ailleurs.
• Respecter les désinscriptions : un adhérent qui s'est désinscrit ne doit pas être réinscrit à la main pour recevoir malgré tout la campagne.
• Tenir à jour les données qu'il saisit et répondre aux demandes de ses adhérents sur leurs propres données (article 11).
• Publier sur ses pages publiques une identité et des informations exactes, et répondre du contenu qu'il y écrit.
• Utiliser le service pour gérer son club, et non pour le revendre, le sous-louer ou en exposer les fonctions à des tiers.
• Rester responsable de ses propres obligations comptables. Le livre de recettes et de dépenses est un outil de tenue des comptes du club, pas un logiciel de comptabilité ni un système de caisse certifié : c'est le club qui répond de l'exactitude de ce qu'il y saisit, de la présentation de ses comptes à son assemblée générale et des obligations que son statut, ses subventions ou son activité lui imposent. L'export Excel lui permet de remettre ses comptes à un expert-comptable le jour où il en a besoin.

10. Disponibilité et évolutions

Nous mettons en œuvre les moyens raisonnables pour que le service reste disponible et pour rétablir rapidement une interruption. Aucun taux de disponibilité n'est garanti : ce serait un engagement que la taille du service ne permet pas de tenir sérieusement.

Les interventions de maintenance prévisibles sont conduites hors des périodes de forte activité — c'est-à-dire hors des mois d'automne, pendant lesquels les clubs ouvrent leurs campagnes — et annoncées lorsqu'elles interrompent le service.

11. Données personnelles

Pour les données de ses adhérents, le club est responsable de traitement et nous sommes son sous-traitant au sens du RGPD. Le détail de ce qui est traité, des durées et des droits figure dans la politique de confidentialité, qui fait partie du présent contrat. À ce titre nous nous engageons à :

• ne traiter ces données que pour fournir le service et sur les instructions du club, jamais pour notre compte, et ne jamais les vendre ni les céder ;
• n'y donner accès qu'aux personnes qui en ont besoin, tenues à la confidentialité ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité ;
• n'employer que les prestataires qui y sont listés, tous établis dans l'Union européenne, informer les clubs par e-mail avant tout ajout ou remplacement, et leur laisser la possibilité de s'y opposer en mettant fin au contrat ;
• aider le club à répondre aux demandes de ses adhérents et à ses propres obligations, et l'avertir sans délai injustifié en cas de violation de données ;
• lui rendre ses données, sous forme de fichiers exploitables, et effacer le reste dans les conditions de l'article 13.

Le club, de son côté, répond de la licéité de ce qu'il enregistre et de l'information qu'il doit à ses adhérents.

Le club peut confier à son propre site une clé qui lui permet de demander si un adhérent est à jour de sa cotisation. Transmettre cette information à un système de son choix est une décision que le club prend en qualité de responsable de traitement : il répond de l'usage que ce site en fait et de la garde de la clé, qu'il peut remplacer ou révoquer à tout moment depuis ses réglages.

12. Responsabilité

Notre responsabilité s'apprécie dans les conditions du droit commun. Aucune clause des présentes conditions n'a pour objet ni pour effet d'écarter ou de réduire les droits que la loi reconnaît au club, notamment en sa qualité de non-professionnel.

Elle porte sur le fonctionnement du service. Elle ne s'étend pas à ce qui relève d'autrui ou du club lui-même : les décisions du prestataire de paiement sur un compte ou une transaction, le contenu et les montants que le club définit, l'exactitude des données qu'il saisit, l'usage qu'il fait de ses exports, ni un e-mail refusé ou classé indésirable par la messagerie d'un destinataire.

13. Durée, arrêt et sort des données

Le contrat court tant que le club utilise le service. Le club peut s'arrêter quand il veut : il n'y a rien à résilier, il lui suffit de ne pas reprendre d'abonnement. Une période déjà réglée n'est pas remboursée au prorata — c'est précisément à quoi sert la campagne offerte : décider avant de payer.

Après l'arrêt, l'espace reste en lecture seule, ce qui laisse au club le temps d'exporter tout ce qu'il possède. Sur demande écrite d'un bénévole habilité, nous supprimons ses données, à l'exception des pièces comptables que la loi impose de conserver dix ans et que nous ne pouvons ni supprimer ni réécrire.

Nous pouvons de notre côté mettre fin au contrat en cas de manquement grave aux articles 3 ou 9, après une mise en demeure restée sans effet, et en laissant au club le temps d'exporter ses données.

14. Modification des conditions générales

Ces conditions peuvent être modifiées. Un changement substantiel est annoncé aux clubs par e-mail au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Un club qui ne l'accepte pas peut s'arrêter dans ce délai ; les conditions en vigueur au jour du règlement restent celles de la période payée.

15. Droit applicable et réclamations

Le présent contrat est soumis au droit français.

Toute réclamation s'adresse d'abord à contact@monclubretro.fr : nous cherchons une solution écrite avant toute autre voie. À défaut d'accord, le litige relève des juridictions françaises compétentes.